Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego – jak to zrobić?

Umowę najmu okazjonalnego zgłaszasz do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od wydania lokalu – termin ten jest nieprzekraczalny. Bez tego zgłoszenia tracisz prawo do szybkiej egzekucji opuszczenia mieszkania, a cała procedura traci swój sens. W dalszej części artykułu pokażemy, jak samodzielnie dopełnić tej formalności w 2026 roku bez wychodzenia z domu.

Najem okazjonalny – czym różni się od zwykłej umowy i dlaczego zgłoszenie jest konieczne?

Podstawą prawną, z której wynika obowiązek zgłoszenia, jest art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów. Przepis ten nakłada na właściciela lokalu obowiązek poinformowania naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania wynajmującego o zawarciu umowy najmu okazjonalnego. W praktyce oznacza to, że zgłasza się nie samą umowę, ale fakt jej zawarcia w tym szczególnym trybie.

Bieg 14-dniowego terminu rusza od dnia rozpoczęcia najmu, czyli od faktycznego wydania mieszkania najemcy, a nie od daty widniejącej na umowie. Jeśli więc podpiszesz dokument w poniedziałek, a klucze przekaże najemca dopiero w piątek – to właśnie piątek jest dniem, od którego liczysz termin. Spóźnienie choćby o jeden dzień powoduje, że przestają działać przepisy dające Ci uprzywilejowaną pozycję przy dochodzeniu opróżnienia lokalu.

W odróżnieniu od zwykłego najmu prywatnego, który nie wymaga żadnego zgłoszenia do urzędu skarbowego, najem okazjonalny bez tej czynności traci swoją najmocniejszą zaletę – przyspieszoną ścieżkę eksmisji opartą na notarialnym oświadczeniu najemcy o poddaniu się egzekucji. Poniższa tabela zestawia najważniejsze różnice między obiema formami:

Jak przygotować zgłoszenie do urzędu skarbowego?

Zanim otworzysz formularz online, zgromadź wszystkie niezbędne dokumenty i informacje. Pod ręką warto mieć skan lub czytelne zdjęcie umowy najmu okazjonalnego wraz z załącznikami, a przede wszystkim skan aktu notarialnego – oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji. Choć przepisy nie tworzą zamkniętego katalogu załączników do samego zgłoszenia, urzędy skarbowe bardzo często proszą o ich przedłożenie. Dołączenie wszystkiego od razu pozwala uniknąć dodatkowej korespondencji.

Oprócz dokumentów przygotuj też podstawowe dane: adres wynajmowanego lokalu, datę zawarcia umowy, datę rozpoczęcia najmu (najlepiej sprawdź ją w protokole zdawczo-odbiorczym) oraz okres obowiązywania umowy. Jeśli najemca nie ma numeru PESEL – na przykład jest obcokrajowcem – wystarczy podać imię, nazwisko i numer paszportu lub datę urodzenia. W przypadku współwłasności mieszkania zgłoszenia może dokonać jeden ze współwłaścicieli, wskazując w treści obie osoby.

W 2026 roku unikaj składania pisma przez starą platformę ePUAP. Od 1 stycznia 2026 roku pisma wnoszone tą drogą do organów podatkowych przez osoby fizyczne co do zasady nie są uznawane za skutecznie doręczone. Najbezpieczniejszą ścieżką jest e-Urząd Skarbowy lub tradycyjna forma papierowa.

Zgłoszenie online przez e-Urząd Skarbowy – instrukcja

Cały proces można zamknąć w kilkunastu minutach, korzystając z portalu e-Urząd Skarbowy. Poniżej znajdziesz uporządkowaną listę kroków – po zakończeniu od razu pobierzesz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które stanowi dowód zachowania terminu:

1. Zaloguj się na stronie e-Urząd Skarbowy przez Profil Zaufany, bankowość elektroniczną, e-dowód lub aplikację mObywatel.
2. W bocznym menu wybierz „Pisma i wnioski” (lub „Korespondencja”), a następnie kliknij „Pismo ogólne”.
3. Wskaż właściwy urząd skarbowy – system automatycznie podpowie urząd zgodny z Twoim miejscem zamieszkania.
4. W polu „Rodzaj pisma” zaznacz „Inne” lub „Informacja”.
5. W oknie treści wklej gotowe zgłoszenie (wzór zamieściliśmy w następnym rozdziale) i uzupełnij je o swoje dane.
6. Dodaj załączniki – skorzystaj z opcji „Dodaj plik” i załącz skan umowy oraz aktu notarialnego.
7. Podpisz dokument elektronicznie i wyślij. Po wysyłce przejdź do zakładki „Wysłane” i pobierz UPO – zapisz je na dysku, bo to Twój najważniejszy dokument w razie kontroli.

Pamiętaj, że e-Urząd Skarbowy daje Ci możliwość załatwienia sprawy w pełni zdalnie, bez drukowania czegokolwiek. Wysłanie zgłoszenia zakończone pobraniem UPO jest równoznaczne z dochowaniem 14-dniowego terminu.

Treść zgłoszenia – gotowy wzór do skopiowania

Przepisy nie przewidują jednego urzędowego formularza dla najmu okazjonalnego – wystarczy proste pismo informujące o zawarciu umowy. Poniższy tekst możesz swobodnie wykorzystać, uzupełniając jedynie dane w nawiasach. Dla porządku warto dodać adnotację o załącznikach, choć nie jest to bezwzględnie wymagane.

Temat: Zgłoszenie zawarcia umowy najmu okazjonalnego
Treść: Działając na podstawie art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów, zgłaszam zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego. Adres wynajmowanego lokalu: ………., data zawarcia umowy: ………., data rozpoczęcia najmu (wydania lokalu): ………., czas trwania umowy: od … do … . Wynajmujący: ………. (PESEL: ……….). Najemca: ………. (imię, nazwisko, numer PESEL/paszportu). Oświadczam, że nie prowadzę działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali. W załączeniu przesyłam kopię umowy oraz oświadczenia o poddaniu się egzekucji.

Jeśli wolisz zachować szczególną staranność, możesz dołączyć dodatkowo skan protokołu zdawczo-odbiorczego potwierdzający datę wydania lokalu, ale nie jest to konieczne. W praktyce urząd przede wszystkim oczekuje kopii umowy i aktu notarialnego.

Podatek od najmu po zgłoszeniu – co dalej?

Sam fakt zgłoszenia najmu okazjonalnego nie zwalnia Cię z comiesięcznego rozliczania podatku. W 2026 roku jedyną dostępną formą opodatkowania prywatnego najmu jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Oznacza to, że nie odliczasz kosztów – podatek liczony jest od całego otrzymanego czynszu.

Stawki ryczałtu i limit przychodu

Do kwoty 100 000 zł rocznego przychodu stawka wynosi 8,5%. Od nadwyżki ponad ten próg odprowadzasz 12,5% przychodu. Jeśli jesteście małżonkami i złożyliście oświadczenie o opodatkowaniu całości przychodów przez jednego z Was, limit dla wyższej stawki podwaja się – wynosi 200 000 zł.

Jak wpłacać podatek i rozliczyć rok?

Ryczałt wpłacasz co miesiąc (do 20. dnia następnego miesiąca) albo kwartalnie, jeśli wcześniej zgłosiłeś w urzędzie taki wybór. Pieniądze przelewasz na swój mikrorachunek podatkowy – wygenerujesz go w kilka sekund na podatki.gov.pl po podaniu numeru PESEL. Nie musisz składać comiesięcznych deklaracji – zwykły przelew z odpowiednim tytułem wystarczy.

Dopiero po zakończeniu roku podatkowego składasz PIT-28 – deklarację, w której sumujesz przychody z najmu i wyliczasz należny ryczałt. Jeżeli nie osiągnąłeś żadnych przychodów z tego tytułu, PIT-28 nie jest wymagany. Prawidłowe i terminowe opłacanie podatku buduje również Twoją zdolność kredytową, co ma znaczenie przy planowaniu kolejnych inwestycji.